Как да организираме събиране на възпитаници?

2024 Автор: Priscilla Miln | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-16 00:24

Вечерта за събиране на възпитаниците, независимо къде се провежда и кого събира, изисква сериозна подготовка и осезаеми разходи. По правило е доста трудно за един човек да овладее организацията на такъв празник и да се подготви за него.

Сега те често използват услугите на агенции, но резултатът от работата на професионалистите не винаги отговаря на очакванията и може да се различава от варианта на празника, който са искали да организират. Затова е по-добре да се заемете с въпроса сами, за предпочитане с компания от двама, трима или четирима души.

Откъде да започна?

Трябва да започнете подготовката за вечерта на срещата на завършилите, като определите броя на участниците. Тоест вие трябва да решите кой да събирате - целия брой, един клас или група. Дали да покани преподавателския състав и на кой от учителите да се обади. Всички останали аспекти зависят от броя на потенциалните участници и гости на събитието.

След това трябва да намерите всички тяххора да се съберат. Независимо дали планирате да проведете вечер на възпитаници в училище или студентско парти в ресторант, търсенето на участници е най-важният, дълъг и труден етап от подготовката.

След като бъдат намерени всички възможни координати, хората трябва да се свържат или да се обадят по телефона, а не просто да им се изпращат покани. Това трябва да се направи, защото някой няма да отиде, а някой ще иска да дойде не сам. Трябва да се обадите или да пишете на учителите. Не бива да изключвате участниците предварително, като се фокусирате върху собствените си идеи. Тоест, ако например срещата на възпитаниците ще се проведе в Москва и един от потенциалните участници живее във Владивосток, не трябва да решавате сами, че човекът няма да дойде.

Необходимо е да уточните предпочитания час и дата с всеки от присъстващите на вечерта, включително учителите. Трябва също внимателно да попитате за финансовите възможности, тоест да попитате колко човек е готов да отдели за организиране на събитие.

След тези начални етапи организаторите ще разполагат с пълен списък с гости и участници на събитието, съдържащ информация за свободното им време и финансови възможности.

Какво следва?

На следващия етап трябва да се определи мястото, часа и приблизителния сценарий на вечерта на срещата на възпитаниците. Това не е трудно да се направи въз основа на приблизителния бюджет и броя на участниците. На този етап бюджетът ще трябва да се „разгледа“два пъти, както и броят на участниците.

Първото нещо, за което трябва да започнете да мислитесценарий - избор на локация. Ако на събитието се очакват повече от сто души, но бюджетът е малък, трябва да наемете кафене или малък клуб с минимална поръчка на принципа „за посетители“. Тоест да се договорят със собствениците на институцията хората сами да си поръчват напитки и храна. Този метод на наем значително ще намали разходите за заплащане на институцията.

Друга вариант е да прекарате среща на възпитаници в училище или институт. Но не винаги този начин на организиране на събитие е по-икономичен от наемането на институция. За пълноценен празник ще трябва да поставите маси на шведска маса, тоест да закупите алкохол, храна или готови закуски. Когато купувате храна, ще ви трябва човек, който ще готви. Ще ви трябват покривки, съдове и много други. Освен това ще трябва да почистите всичко след края на празника. В допълнение към разходите и неприятностите, провеждането на събитие в училищна сграда има редица съществени недостатъци, като ограничения за час и дата, необходимост от преместване и преместване на мебели, тъй като атмосферата не е предназначена за празнуване.

Най-добрият начин да прекарате една вечер на среща на възпитаници е да комбинирате посещение на училище или институт с парти в ресторант. Тържествена част може да се проведе в училищна сборна зала или студентска публика и да пренесе самото забавление в ресторант или кафене. С този избор първо трябва да разберете датите и часовете, в които образователната институция ще може да бъде домакин на събитието, комбинирайте това свремевата рамка, предпочитана от мнозинството от участниците и всъщност изберете дата.

Не съгласувайте незабавно избраната дата и час с администрацията, а се договаряйте само предварително. Това е необходимо, за да се намери подходящо кафене за избрано време в близост до образователната институция, на пешеходно разстояние. Много е неудобно, ако институтът или училището са на голямо разстояние от ресторанта. В тази ситуация някои няма да отидат на тържествената част, докато други няма да отидат на забавлението.

В близкото кафене обаче избраната дата или часове може да са заети, но друга дата е безплатна, което също е удобно. Следователно е необходимо да се договаря с образователната институция предварително и само след окончателния избор на ресторанта.

Сега можете да започнете да разработвате сценария, като отново използвате списъка с гостите и данните за техните финансови възможности. Това е необходимо, за да се определи броят на състезанията с награди, менюто на вечерта, което ще бъде поръчано предварително, и други подобни моменти. Сценарият на вечерта на срещата на възпитаниците, на която ще присъстват само десет души, дори и във версия „+1“, ще бъде много различен от програмата на събитието за двадесет съученици и ще се окаже напълно различен от събирането на сто души.

Всички обаче имат една и съща структура:

• церемониална част;
• преход към ресторант или просто почивка преди началото на бюфета;
• редовно време;
• официален край;
• "след ходене".

На етапа на избор на сценарий в съответствие с бюджета иброят на гостите не трябва да навлиза в детайлите на попълването на всеки артикул, а да разпределя средствата. Най-лесно е да направите това, като се започне от това какви разходи могат да бъдат изчислени с максимална точност, например от церемониалната част. „Пребиваване“изобщо не трябва да се включва в бюджета, но ако има свободни пари, тогава е напълно възможно да подарите на всички тематичен коктейл на раздяла. Най-неясното по отношение на бюджета винаги е основната част от вечерта, тази, която върви по сценарий и включва различни състезания, лотарии и награди. Затова трябва да се остави накрая и когато избирате с какво да го напълните, изхождайте от това колко пари остават.

В резултат на това ще получите доста подробна финансова оценка. То трябва да бъде ясно написано, така че когато участниците задават въпроси какви пари се събират от тях, не се опитвайте да разкажете съдържанието на вечерта, а просто изпратете списък със сухи номера в месинджър или по пощата. Това ще спести собствените ви нерви и ще обезкуражи подозрителни съученици да се пазарят с колекционера.

След като средствата бъдат събрани, трябва да започнете да изпълнявате плана. При голям брой гости на събитието обикновено се изискват много различни елементи и атрибути на празника. Не трябва да правите всичко според принципа „как върви“, време и покупки или поръчки трябва да се планират, много по-удобно е и с ясен график нищо няма да бъде забравено.

Как се държи официалната част?

Съдържанието на тържествената част зависи от това колко учители ще има и кой точно планираприсъствайте. Например, ректорът на института или ръководителят на катедрата, директорът на училището на вечерта на срещата на завършилите винаги правят реч, която открива събитието. Това е традиция, която трябва да се спазва. Ако няма „високи звания“и присъства само класен ръководител или няколко учители по предмети, тогава правото да открие вечерта и да проведе цялата тържествена част преминава към нейния организатор. Няма значение кой от учителите ще дойде на събитието, всеки, който присъства на вечерта на събирането на възпитаниците на учителите, се подарява с цветя и възпоменателни благодарствени писма.

Тържествената част не трябва да е дълга, но не трябва да е и твърде кратка. Оптималното време е 30-40 минути. Съдържанието може да бъде:

• встъпителна реч или реч на директора;
• връчване на възпоменателни дипломи или грамоти, но само при малък брой участници, ако има повече от двадесет души, тогава удостоверенията се издават след приключване на официалната част при напускане на залата;
• думите на учителите и след като учителите приключат, трябва да подарите цветя и красиво оформена "благодарна хартия", същото важи и за директора или представителя на администрацията;
• завършване и покана за продължаване към ресторанта (трябва да напомните адреса и да кажете, че е в поканата).

Ако някой от абитуриентите иска да каже нещо, то това се прави след изказванията на учителите и преди финалната реч на организатора на празника.

Ако има възможност да репетирате тържествената част, тогава това трябва да се направи непременно. Винаги може да има някои нюанси, които отличават реалността от сценария, написан на хартия. Продължителността на речите, неработещ микрофон или липсата на стойка за него и други дреболии, които не могат да се вземат предвид при планирането. Те ще станат очевидни при репетицията и могат да бъдат коригирани или елиминирани.

Можете да завършите тържествената част, без да се ограничавате до реч. Добър вариант би бил да изпеете песен. Вечерта на срещата на завършилите, при липса на химн в образователната институция, можете да подготвите всяка подходяща тема и не твърде дълга песен. Неговият текст и обяснение към него трябва да бъдат изпратени на всеки от участниците заедно с поканата. Въпреки това, ако желаете, можете да го дублирате, като издадете разпечатка с думи на входа на залата. Ако се планира използването на значки, те също се раздават на всички преди официалната част на входа.

Какво ще се изисква за официалната част?

Има задължителни атрибути на официалния етап на събитието, които не зависят от броя на участниците или размера на бюджета. Те включват:

• цветя за всички учители;
• възпоменателни дипломи или „свидетелства за завършили”;
• благодарни писма до учителите.

Това е основата, без която не можете. Дипломи и дипломи можете да поръчате във всяка от рекламните агенции или директно в печатници. Въпреки това, директна поръчка от принтери, макар и по-евтина, ще изисква независима подготовка на оформлението. Това не е просто чертеж, направен във всяка програма, има редица изисквания за такива оформления. Без разбиране кактова е оформление за печат, което се прави, не трябва да правите това, тъй като резултатът ще изисква промяна, а не по вина на печатните преси. Тоест ще трябва да платите два пъти.

В допълнение към задължителните атрибути, такива елементи на събитието като:

• значки с име, клас или друга информация;
• украса на актовата зала, фоайето и други места, през които ще преминават абсолвентите в учебното заведение;
• разпечатайте текста, ако е необходимо.

В случай, че навън е студено и хлъзгаво и ресторантът се намира далеч от мястото, където е започнала вечерта на срещата на възпитаниците (февруари или март, например, не са подходящи за дълги разходки), вие може да наемете транспорт. Задължително е да се предупреждава за автобуси под наем в поканите, тъй като хората може да откажат да използват собствения си автомобил, след като научат за наличието на транспорт „от врата до врата“.

Преход към ресторанта: възможно ли е да се напълни с нещо

Дали да запълним със съдържание времето на прехода от образователната институция до мястото на празника е индивидуален въпрос. Зависи от много нюанси, като:

• продължителност и натоварване на официалната част;
• време и сезон;
• наличност на транспорт или пеша;
• време, необходимо за да стигнете до ресторанта;
• брой участници.

Възможно е при хубаво време и през лятото да използвате клоуни, кукли в реален размер, мимове с балони и други подобни по пътяакомпанимент. Това подготвя гостите за празнична вечер. Ако обаче пътят е твърде кратък, например, просто трябва да отидете на противоположната страна на улицата, тогава не е нужно да го запълвате с нищо.

За пътуване с автобус, продължаващо най-малко 20 минути, можете да използвате клоун или друг артист, който разказва вицове „по темата“или, още по-добре, изпълнява в жанра стендъп. Същият жанр е оптимален за основната част на събитието.

Ако обаче има по-малко от десет души, тогава подобно забавление по пътя е напълно безполезно.

Как да прекарате по-голямата част от вечерта?

Структурата на това как се провежда абитуриентското парти в институцията, година по-късно те се събират или десет години след дипломирането, е същата. Но броят на участниците в събитието влияе върху структурата на тържеството. Ако има повече от 10-15 души, ще е необходим лидер. Ако има 5-7 участници, тогава услугите на тамада не са необходими.

Всички състезания, лотарии или други забавления задължително трябва да отговарят на темата на вечерта, както и речите за пиене. Постигането на това е лесно, просто използвайте няколко тематични елемента в скрипта.

Структурата на събитието може да бъде:

• организаторът трябва да произнесе кратка реч за вечеря, с други думи, да отвори отново празника;
• следните тостове трябва да бъдат адресирани до конкретни хора и да докладват за това, което са постигнали в миналото, разбира седобре, самите завършили могат да говорят, импровизирано;
• между вдигането на чаши се провеждат състезания, провеждат се изпълнения на артисти или участници във вечерта;
• преди затваряне трябва да се проведе лотария с игриви награди, например със сертификат за право на домакин и организиране на следващата среща.

Организаторът казва последния тост. В него трябва да благодарите на дошлите, да изразите увереност за ранна среща и да обясните, че ресторантът е на пълно разположение на всички, които искат да продължат да се забавляват, като посочите часа, разбира се. Тоест официалната част трябва да бъде завършена най-малко 2 часа преди изтичане на периода на наема.

Какво да кажете в тостовете за "адрес"?

Поздравленията за вечерта на събирането не се различават много от наздравиците на други празници. Тоест, това е кратка реч, съдържаща приятни думи за някого, говори за постиженията на този човек и го призовава да пие.

Можете да говорите за всичко, но, разбира се, трябва да сте подготвени. Всеки има постижения. Например, ако отличен ученик и активист стане домакиня, тогава трябва да запомните семейните ценности и да подчертаете, че къщата е най-важното нещо, което човек има. Ако съученик работи като механик във фабрика, трябва да говорите за стойността на простите професии, без които всички удобства на съвременния живот са немислими. Тоест целенасочените тостове трябва да повишат самочувствието на човек и да му харесат.

След подобни изказвания трябва да се връчи грамота "За постижения". Но това трябва да се прави само ако тостоветеще бъде готов за всеки от гостите. Ако на партито има стотина души, няма нужда да се подготвят грамоти. Но самите тостове трябва да се произнасят. Те трябва да бъдат обмислени за около половината от участниците. След всяка двойка такива изказвания, гостите трябва да бъдат провокирани към едни и същи изказвания по отношение на техните съученици.

Така вечният въпрос за какво да се пие е напълно отстранен и всеки от поканените се чувства необходим, а не излишен на празника.

Какво да включите в програмата?

Най-оптималният вариант на програмата на подобни събития са изпълненията на самите участници. Но повечето хора са склонни да отхвърлят предложение за изпълнение, така че организаторите трябва да прикрият това със състезания или лотарии.

Тоест, като награди за спечелване на конкурс, победителят трябва, например, да чете поезия. За вечерта на срещата на абсолвентите, която се провежда по програма, организирана по този принцип, трябва да се изготвят предварително отпечатани текстове. Не всички хора запомнят стихотворения.

Можете да правите без състезания изобщо и да играете изпълнения под формата на лотария или конфискации. Можете да организирате търг. Тоест, участникът получава възможност да продаде на някого правото си да говори, а парите за този лот ще бъдат началото на бюджета за следващата вечер на събирането, чиято дата, разбира се, трябва да бъде обявена, за например следващата година.

Как да подготвим реч?

Този въпрос често озадачава дори най-педантичните и талантливи организатори. Всъщност всичко е просто. Думи за вечерта на събиранетоне трябва да бъде претенциозен, искрен и мил. Стига.

Речта не трябва да се отлага. Откриването на тържествената част е съвсем в рамките на 5-7 минути, разбира се, ако директорът или някой от „важните“учители не произнесе речта. Те не трябва да се ограничават във времето - неучтиво е. Последната официална част на речта продължава 4-5 минути, може да започне с думите: „Вечерта за прибиране започва“, „Сега отиваме в ресторанта и ще се забавляваме“и друга информация, например за автобусите или адреса на институцията.

Първият тост е напълно символичен и трябва да звучи просто: „Момчета! Ето, че се видяхме! Нека го празнуваме! Адресните тостове се състоят от няколко изречения и отнемат 2-4 минути.

Трудностите с изказванията на масата могат да бъдат избегнати чрез наемане на домакин или чрез използване на останалите участници, доколкото е възможно.

Какво не трябва да се забравя?

Когато планирате вечер, трябва да запомните три нюанса, като:

• организирайте снимки или видео заснемане;
• търсене на хост;
• изпращане на покани.

Не забравяйте да наемете фотограф и/или видеооператор. Това е много важна част от срещата. Освен това трябва да поръчате услуги за цялата вечер - от тържествената официална част до „след разходката“. След това резултатите от неговата работа трябва да бъдат изпратени по електронен път до всички гости на събитието.

Наемете домакин за партита с повече от 10 души. В крайна сметка самият организатор също е възпитаник и той трябва да се забавлява, а не да следва програмата инастроението на гостите.

Поканата трябва да бъде издадена, включваща цялата необходима информация в тях: час и място на срещата, име и адрес на ресторанта, наличност на автобуса, ако се планира да се наеме, текст на песента, разбира се, ако този елемент е включен в сценария и т. н.

Не е необходимо да отпечатвате покани, много по-лесно е да ги издадете в електронна форма и да ги изпратите чрез месинджър или имейл.